Entry Filter

Datenschutzerklärung

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und schützen.

Sprache: IT EN FR DE

Datenschutzhinweis - EntryFilter

Letzte Aktualisierung: 25. Juni 2026

Willkommen bei EntryFilter, einem Dienst von 821lab ("wir", "uns" oder "der Verantwortliche"). Wir verpflichten uns, Ihre personenbezogenen Daten transparent, sicher und im Einklang mit DSGVO und geltendem Recht zu verarbeiten.

Dieser Datenschutzhinweis erklärt, wie wir Daten erheben, nutzen, speichern und schützen, wenn Sie die EntryFilter-Anwendung (den "Dienst") verwenden.

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1. Verantwortlicher

Verantwortlicher ist:

  • Firmenname: 821lab
  • USt-IdNr.: IT07559680488
  • Website: https://entryfilter.com
  • Kontakt-E-Mail: privacy@entryfilter.com

Bei Fragen oder zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter der in der Rechte-Sektion angegebenen E-Mail.

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2. Kategorien verarbeiteter Daten

EntryFilter ist ein digitaler Assistent und Sprach-Organizer, entwickelt vor allem für Außendienst und Handwerk, zur Erfassung von Daten in Echtzeit.

a) Direkt von Nutzenden bereitgestellte Daten

  • Registrierungs- und Kontodaten: Vorname, Nachname, E-Mail, mit sicheren Algorithmen gehashtes/geschütztes Passwort sowie ggf. Kontakt- oder Abrechnungsdaten.
  • Nutzendeninhalte (Sprache und Text): Audioaufnahmen, Transkriptionen und Notizen.
  • Support-Kommunikation: Nachrichten und Supportanfragen.

b) Automatisch erhobene Daten

  • Technische und Nutzungsdaten: IP-Adresse, Geräte-IDs, Browsertyp, Betriebssystem, Systemlogs und Interaktionsdaten (z. B. Zeitstempel, genutzte Funktionen) für Sicherheit und Betriebsstabilität.
  • Dateimetadaten: Technische Informationen zu hochgeladenen Audio-/Textdateien.

c) AI-Verarbeitung und automatische Transkription

EntryFilter kann AI-basierte automatische Transkription bereitstellen.

  • Genutzte AI-Anbieter: OpenAI (API) und/oder weitere notwendige Drittanbieter.
  • Datenübermittlung an AI-Anbieter: Zur Transkription können Audioausschnitte und minimale technische Metadaten übermittelt werden.
  • Mögliche Transkriptionsfehler: Automatische Transkriptionen können Fehler, Auslassungen oder falsche Interpretationen enthalten.
  • Prüfung durch Nutzende: Inhalte müssen vor operativer, beruflicher oder kommerzieller Nutzung geprüft werden.
  • Nutzung für AI-Training: EntryFilter verwendet Kundendaten nicht zum Training eigener AI-Modelle. Bei Drittanbietern aktivieren wir, wo verfügbar, Einstellungen zur Nichtnutzung für Training; Anbieterbedingungen können dennoch gelten.

Die aktuelle Liste der Auftragsverarbeiter ist auf Anfrage der betroffenen Person erhältlich.

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3. Zwecke der Verarbeitung

1. Bereitstellung und Wartung des Dienstes 2. Zahlungsabwicklung (Stripe) 3. Support und Sicherheit 4. Rechtliche Pflichten (steuerlich, buchhalterisch, regulatorisch)

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4. Rechtsgrundlagen

  • Vertragserfüllung
  • Berechtigtes Interesse: technisches/diagnostisches Logging, Sicherheit, Missbrauchsprävention, Stabilität und Zuverlässigkeit der Infrastruktur
  • Rechtliche Verpflichtung
  • Einwilligung für bestimmte optionale Funktionen

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5. Speicherdauer und Object Storage

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie für die genannten Zwecke notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben.

  • Kontodaten und Inhalte: Bis Kontoende, danach Löschung oder dauerhafte Anonymisierung innerhalb technischer Standardfristen (vorbehaltlich gesetzlicher Pflichten).
  • Technische/Sicherheits-Logs: Je nach Zweck in der Regel 30 bis 180 Tage; sicherheits-, audit- und missbrauchsrelevante Logs bis zu 12 Monate, sofern keine längere gesetzliche Aufbewahrung oder Rechtsverteidigung erforderlich ist.
  • Storage-Infrastruktur: Sichere Speicherung über Cloudflare R2.

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6. Datenweitergabe und Transfers

Keine Verkäufe oder kommerzielle Weitergabe personenbezogener Daten.

Genutzte Anbieter:

  • Cloud/Storage: Cloudflare (Cloudflare R2)
  • Payments: Stripe

Die aktuelle Liste der Auftragsverarbeiter ist auf Anfrage der betroffenen Person erhältlich.

Transfers außerhalb der EU/EWR: Wir nutzen SCC oder gleichwertige Schutzmechanismen.

Bei AI-Anbietern mit Infrastruktur außerhalb der EU gelten dieselben Garantien (z. B. SCC und ggf. zusätzliche Maßnahmen), DSGVO-konform.

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7. Sicherheitsmaßnahmen

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, u. a. Verschlüsselung in Transit (HTTPS/TLS), Verschlüsselung at rest und strenge Zugriffskontrollen.

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8. Nutzung im Team und Vertraulichkeit der Daten

Sie erkennen an, dass die in das System eingegebenen Daten und Dokumente für andere autorisierte Nutzer desselben Unternehmens zugänglich sind. Die Daten jedes Unternehmens werden durch angemessene Sicherheitsmaßnahmen und nach den geltenden guten Praktiken von den Daten anderer Unternehmen getrennt.

Innerhalb desselben Unternehmens können autorisierte Nutzer Daten und Dokumente anderer Nutzer einsehen und entsprechend ihren jeweiligen Berechtigungen ändern. Änderungen werden sicher protokolliert, um Nachvollziehbarkeit und Kontrolle zu gewährleisten.

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9. Verarbeitung von Daten Dritter (Rolle von EntryFilter)

Wichtiger Hinweis für professionelle Nutzende: Wenn Sie mit EntryFilter Daten Ihrer Endkundschaft erfassen, sind Sie Verantwortlicher gegenüber diesen Dritten, während EntryFilter Auftragsverarbeiter ist.

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10. Rechte betroffener Personen

Sie können jederzeit Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen.

Kontakt: privacy@entryfilter.com.

Beschwerderecht bei zuständiger Aufsichtsbehörde (Italien: https://www.garanteprivacy.it).

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11. Cookies und Tracking-Technologien

Wir verwenden technisch notwendige Cookies und, sofern vorhanden, Werkzeuge zur Analyse des Datenverkehrs und der Leistung der Website, um deren Nutzung zu verstehen, ihre Funktion zu verbessern und ihre Sicherheit zu überwachen. Wir verwenden keine Profiling-Werkzeuge zu Werbezwecken und verkaufen keine personenbezogenen Daten an Dritte.

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12. Änderungen dieses Hinweises

Wir können diesen Hinweis bei rechtlichen oder technischen Änderungen aktualisieren. Jede Version trägt das Datum der "Letzten Aktualisierung".

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13. Dienst nicht für Minderjährige bestimmt

Der Dienst ist nicht für Personen unter 18 Jahren bestimmt. Wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Minderjährigen unter 18 Jahren. Falls solche Daten erkannt werden, löschen oder anonymisieren wir sie unverzüglich im technisch möglichen Rahmen.